A organização do evento ficará a cargo do Itamaraty, da Secretaria de Políticas de Promoção da Igualdade Racial (Seppir) e da Secretaria de Promoção da Igualdade do Estado da Bahia, com o apoio da Serinter. Também foi nomeado embaixador especial da Secretaria Geral Ibero-americana (Segib) , para a comemoração do Ano Internacional dos Afrodescendentes, o ex-ministro da Cultura, Juca Ferreira.
Militante das causas negras, na última reunião, a vereadora Olívia Santana (PC do B) sugeriu ao comitê organizador, que o secretário geral da ONU seja convidado, aumentando assim o peso internacional do Encontro, que tem como objetivos principais dar visibilidade aos subsídios sociais e culturais dos afrodescendentes, estimular o intercâmbio de conhecimentos, cooperação regional, nacional e internacional sobre o assunto, além de colaborar para a formulação de políticas públicas voltados à população negra.
Salvador foi escolhida para sediar o evento, pelo fato do Brasil ser considerado modelo de boas práticas compensatórias e de inclusão social da população afrodescendente. São esperados em torno de 15 chefes de estados, entre eles a presidente Dilma Roussef, além de autoridades de países africanos, parlamentares e representações do movimento social negro.
